La Veille au Centre de Documentation Méditerranéen

La Veille : un Processus de Surveillance
La Norme AFNOR X50-053 propose un modèle type de veille
Les actions de Veille sur l’Internet
Mise en place d’un système de veille documentaire et informative au Centre de Documentation
Choix des outils de veille
Formation au logiciel de surveillance WebSite Watcher

La Veille : un Processus de Surveillance

« Quelles que soient les démarches ou les méthodologies utilisées, la veille est une activité dont le processus comporte plusieurs étapes liées au cycle de gestion de l’information. Ce cycle part en amont du besoin d’information de l’entreprise pour aboutir, en aval, à la livraison d’une information utile aux différents bénéficiaires (résultats de veille), sous les formes convenues (en terme de présentation, de périodicité, de modalités de fourniture de résultats, de niveau de valeur ajoutée… Autrement dit, le processus de veille stricto sensu est un processus informationnel et documentaire.»

CIGREF. Veille stratégique : organiser la veille sur les nouvelles technologies de l’information [En ligne]. Rapport du CIGREF, 1998, 192 pages. Consulté le 9 mai 2003. Disponible sur Internet http://www.cigref.fr/

La Norme AFNOR X50-053 propose un modèle type de veille

AFNOR; Association Française de Normalisation. Prestations de veille et prestations de mise en place d'un système de veille. Paris : AFNOR, 1998.

« A1- La phase de définition des axes de surveillance et des finalités consiste à décrire ou préciser les sujets qui intéressent l’entreprise et pour lesquels il convient de collecter des données ou informations pouvant concerner les aspects commerciaux, concurrentiels, technologiques, juridiques, réglementaires, économiques, sociétaux,…, et d’autre part d’identifier les finalités visées par le ou les commanditaires, c.a.d. les objectifs stratégiques de l’entreprise.
A2- Dans la phase de détermination des types d’informations utiles, il s’agit de préciser si la collecte doit porter principalement sur des éléments statistiques, des avis d’experts, des supports documentaires,…
A3- Dans la phase d’identification et de sélection des sources d’information, il convient, parmi les diverses sources existantes (telles que bases de données, centres de documentation, experts ou spécialistes, publications périodiques, ouvrages, manifestations professionnelles, séminaires, acteurs du domaine…), de choisir la ou les sources pertinentes et accessibles en fonction de leurs caractéristiques propres, des axes de surveillance et des types d’informations requises, des contraintes imposées par l’entreprise en matière de délais, de confidentialité et de coûts.
A4- La phase de collecte et de sélection des informations est menée de façon régulière ou selon une périodicité variable en donnant le bon niveau de pertinence aux informations correspondant directement ou indirectement aux axes de surveillance.
A5- La phase d’analyse et d’organisation a pour but d’analyser les informations collectées et de les organiser de façon à les rendre exploitables.
A6- Dans la phase de synthèse et de mise en perspective, il s’agit de dégager le « sens » ou les aspects critiques et stratégiques des informations collectées, notamment les signaux faibles et surtout de proposer une formulation adaptée au processus de décision de l’entreprise.
A7- Dans la phase de communication des résultats de la surveillance, il s’agit d’effectuer une communication périodique sous des formes diverses : note, bulletin, lettre d’information, dossier… et de définir les modalités de diffusion des résultats (cibles, fréquences, supports…).
A8- Enfin, la phase de validation et de réajustement permet après communication des résultats, un ajustement par approfondissement ou réorientation des objectifs et moyens de la veille. »

Les actions de Veille sur l’Internet

« Ce qui distingue les activités de veille de la recherche d’information classique, c’est qu’elles s’inscrivent dans la durée et intègrent donc une dimension temporelle forte. En effet, si l’action de se documenter sur un sujet se pratique généralement à un instant donné, les activités de veille consistent, au contraire, au maintien de la recherche documentaire dans le temps, en employant certaines méthodes et outils. »

BOUDRY Christophe. Initiation aux outils et méthodes de veille sur Internet [En ligne]. Site REPERE de l’ENSSIB. Consulté le 30 mai 2005. Disponible sur Internet. http://repere.enssib.fr/frontOffice/afficheArticle.asp?idTheme=16

Les actions de veille sur l’Internet peuvent être décomposées en 4 phases, indépendantes ou non les unes des autres :

Etape 1 – Recherche des Informations
Recherche des sites d’informations pertinents (identification des sources d’informations) au regard des thématiques de l’institut.
Les outils traditionnels de recherche d’information sur l’Internet permettent de détecter des pages web provenant des sites Internet qui traitent des sujets définis par les axes de surveillance propre à l’institut. Ce sont par exemple, les moteurs de recherche, les annuaires, les méta-moteurs,… Ces outils sont utilisés en amont du processus de recherche d’information et permettent la détection de sites intéressants.
Une action de veille peut s’exécuter par la répétition d’une même recherche sur un ou plusieurs outils de recherche. Il suffit de répéter une recherche donnée à intervalle régulier, et si l’outil le permet de définir la périodicité à laquelle doit s’effectuer la recherche.

Etape 2 – Création des Carnets de Veille
Sélection des sites pertinents à mettre sous surveillance, sites qui ont été rapatriés par les outils de recherche (sélection des sources d’information)
Durant cette étape, les personnes chargées de la veille se constituent un recueil d’adresses Internet des sites qui peuvent paraître les plus riches en terme de production d’information. C’est ce que l’on nomme les favoris ou bookmark. Ce recueil d’adresses est extrêmement important puisqu’il permet aux veilleurs de capitaliser et de se constituer au fur et à mesure un patrimoine informationnel de sites Internet.

Etape 3 – Surveillance des sources (Suivi des pages web)
Utilisation d’un agent de surveillance (comme par exemple le logiciel « WebSite Watcher ») et établissement des paramètres de veille en fonction des objectifs de veille définis sur les sites présélectionnés à l’étape 2 :
- zones des sites à mettre sous surveillance ;
- fréquence et planification automatique de la veille ;
- choix des mots à surveiller sur les sites.
Cette étape permet d’effectuer le suivi des modifications et des nouveautés apparues sur les différents sites du ou des carnets de veille.

Etape 4 – Exploitation des données
Génération des alertes par le logiciel (édition de rapport de veille)
Sélection des informations à conserver
Diffusion aux personnes concernées (profil) ou intégration dans des produits ciblés de diffusion ou de mise à disposition
Archivage des pages web : stockage des données d’information des sites Internet mis sous surveillance (constitution d’une mémoire informationnelle).

Mise en place d’un système de veille documentaire et informative au Centre de Documentation

Le Centre de Documentation de l’IAMM n’a pas pour ambition de mettre en place une cellule de veille à proprement parlé. L’objectif premier de ce projet était de chercher à appliquer, à transférer des outils et des méthodes de la veille pour d’une part améliorer la recherche d’information et la gestion des ressources électroniques collectées sur l’Internet par le Centre de Documentation et d’autre part profiter de la mise en place d’une telle structure pour mieux intégrer dans ce processus le destinataire final, c’est à dire son public et prioritairement les enseignants-chercheurs de l’institut.

Le Centre de Documentation de l’IAMM a progressivement mis en place, sur le site web de l’institution, une sélection de liens, organisée thématiquement et accessible à tous : « Répertoire de Sites Internet ».
Le répertoire de sites fait partie des ressources électroniques d’un SID (Système d’Information Documentaire), au même titre que d’autres offres de services tels que les BDs (Bases de Données) en ligne, les périodiques électroniques, les Cd-Roms…
Entretenir de manière satisfaisante une collection de signets est une préoccupation majeure. La mise à jour des adresses URL des sites sélectionnés pose un réel problème. En effet, les adresses Internet sont volatiles, disparaissent, les contenus changent et ne répondent plus nécessairement aux critères de choix établis à la base. Plus qu’une vérification des liens, pour faire vivre cette collection, il est nécessaire de développer de nouvelles rubriques, de trouver et de valider de nouvelles ressources.
La création d’un carnet de veille à partir d’une sélection des sources d’information du « Répertoire de Sites Internet » permet d’automatiser la surveillance de ces sites sur Internet et ainsi d'assurer le développement et l’actualisation de cette collection de signets. C’est pour atteindre cet objectif prioritaire qu’est né à la base ce projet de veille.

Dans un second temps, après une première analyse du travail effectué sur les sites à surveiller du « Répertoire de sites Internet », il a été possible de transposer le processus de veille automatique de sites Internet vers d’autres applications :

• Actualisation et suivi des ressources électroniques intégrées dans les cours de « Formation à Distance » des enseignants de l’institut ;
• Veille sur les Revues électroniques (DSI) ;
• L’appui aux enseignants-chercheurs selon leurs axes de recherche (interrogation périodique de Bases de Données spécialisées, surveillance de mots-clés spécifiques, surveillance de la production d'experts du domaine…) ;
• Veille pour contribuer à enrichir le catalogue général du Centre de Documentation (sites d’éditeurs, CD-ROMs, rapports annuel…)

Les besoins en veille de l'IAMM pourront être plus clairement définis par la réalisation d’une enquête à partir d’un questionnaire d’analyse des besoins dont les enseignants-chercheurs de l’institut seront la cible principale.
Par la suite, l’enquête pourra s’étendre aux étudiants de l’IAMM et enfin aux autres services de l’institut.
En effet, dans un premier temps nous nous sommes orientés vers des besoins propres au centre de documentation, mais si l’analyse approfondie des besoins le révèle, dans un second temps nous pourrons proposer d’inclure les autres services de l’institut dans le processus et ainsi pouvoir réellement mettre en place une cellule de veille stricto sensu.

Choix des outils de veille

Pour pouvoir mener à bien une veille automatique sur Internet, des outils aussi divers que nombreux sont disponibles sur le marché.
Les outils de veille peuvent s’évaluer selon plusieurs fonctions principales couvrant l’ensemble du processus de la veille : rechercher, indexer, filtrer, sauvegarder, présenter, distribuer, aide à la décision. (PERRIN, Charlotte. Logiciels : le bon choix pour veiller. Archimag, n°139, novembre 2000; COURRIER, Serge. Des logiciels surveillent le web à votre place. L’Entreprise, n°212, mai 2003).
Pour chacune de ces fonctions, il existe des logiciels performants, mais aucun ne couvre l’ensemble du processus. La combinaison de plusieurs outils peut constituer une solution intéressante. Pour cela, il est préférable de faire une sélection par type d’outils. Par rapport aux actions de veille que nous avons mis en place, le choix a porté sur des outils de recherche d’information et de surveillance de sites.

Agents de Recherche :

Principales fonctions :

• Rechercher sur plusieurs moteurs de recherche les réponses à un profil,
• Rapatrier toutes les pages trouvées,
• Classer et gérer les informations,
• Créer des bases de données thématiques,
• Créer des résumés à la « volée »,
• Organiser les résultats par thèmes.

Agents de surveillance :

Principales fonctions :

• surveiller la mise à jour de pages ou de sites,
• informer par mail de toute modification de page,
• sauvegarde des nouvelles versions.

A partir de l’étude de différentes sources sur le sujet : publications de comparatifs des outils de veille , listes de diffusion (agentland…), rapports sur la veille, plaquettes informatives des concepteurs des logiciels, nous avons sélectionné deux outils, en tenant compte également du rapport qualité/prix :

Copernic Agent Professional pour optimiser la recherche d’information

Quelques Fonctions :

• Détection de langues dans les pages Web
• Détection des pages en double ayant des adresses différentes
• Extraction des concepts clés dans les pages Web trouvées (utilisation des mêmes technologies que Copernic Summarizer)
• Analyse des pages Web
• Envoi automatisé de rapports de veille à des collègues, clients ou autres destinataires
• Veille automatisée de changements dans des pages Web
• Possibilité d'obtenir un résumé de la page Web d'un résultat sélectionné

Copernic Agent Professional sera destiné à renforcer l’étape 1 des actions de veille, pour compléter les autres outils de recherche d’informations déjà utilisés. Ses fonctions de veille (surveillance), assez limitées au regard de WebSite Watcher seront a priori plutôt utilisées pour la répétition de requêtes spécifiques sur certaines thématiques.

WebSite Watcher pour surveiller les mises à jour et les changements d'un nombre illimité de sites Internet

Quelques Fonctions :

• Option de veille automatique.
• Les expressions régulières vous donne une maîtrise totale du mécanisme de filtrage
• Vérification de jusqu’à plus de 100 sites par minute
• Sauvegarder des sites dans des archives sur votre disque dur.
• Importer/Exporter depuis/vers Internet Explorer, Mozilla, Opera…
• Ajouter et vérifier un lien
• Surveiller un fil RSS
• Ignorer les dates/heures dans une page (en utilisant l’assistant de filtre)
• Ignorer certaines parties de la page
• Surveiller des mots clés spécifiques
• Surveiller un site web en entier
• Vérifier une page protégée par mot de passe
• Surveiller une requête de recherche

WebSite Watcher est un des outils de surveillance les plus complets et performants de sa catégorie, mais nécessite un temps d’apprentissage non négligeable pour les fonctions de paramétrage (regex, filtres, rapports...) et ainsi cerner tout le potentiel du logiciel. Cependant, on peut n'utiliser que les fonctions simples de surveillance. La prise en main dans ces conditions n'est guère plus compliquée qu'un gestionnaire de favoris. Ceci dépendra des objectifs à atteindre. Il sera destiné aux étapes 2, 3 et 4 des actions de veille du processus.
Martin Aignes propose maintenant un didacticiel en anglais.

Formation au logiciel de surveillance WebSite Watcher

La CIST Agropolis propose une nouvelle formation à la recherche automatisée d'information sur Internet à l'aide d'un logiciel de surveillance WebSite Watcher.
Une première session, organisée par le Cemagref a eu lieu le 12 février 2008. Les deux prochaines sessions, organisées par l'IAMM sont prévues : mai 2008 pour les étudiants en Master et juin 2008 pour les chercheurs et doctorants des organismes membres d'Agropolis. Contenu pédagogique
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Extrait du document « Projet de Veille Automatique sur Internet au CIHEAM-IAMM. Adamolle Cécile. Juin 2003. 13p. »